Planung · Auslastung
Kapazitätsplanung in der Zahntechnik: externe Fertigung als Ventil
Wer erst auslagert, wenn der Termin bereits wackelt, zahlt Eilzuschläge und verliert Ruhe im Team. Planbar wird es mit drei Kennzahlen, einem festen Rhythmus und vorher vereinbarten Eskalationsstufen.
Kapazitätsplanung im Dentallabor scheitert selten an fehlenden Werkzeugen. Sie scheitert daran, dass Auslastung als Gefühl verwaltet wird: Es ist viel, es ist ruhig, es wird eng. Diese drei Zustände reichen nicht, um rechtzeitig zu reagieren.
Auslastung messbar machen
Drei Kennzahlen genügen, und alle drei lassen sich ohne neue Software erheben.
- Auftragseingang je Woche, getrennt nach Arbeitsart. Zeigt Trends, bevor sie im Auftragsbuch sichtbar werden.
- Zugesagte Liefertermine je Woche, kumuliert. Zeigt die tatsächliche Belastung der kommenden Tage.
- Verfügbare produktive Stunden je Woche, bereinigt um Urlaub, Fortbildung und erfahrungsgemäßen Ausfall.
Die dritte Zahl wird am häufigsten zu optimistisch angesetzt. Sinnvoll ist ein Abschlag, der aus den Vorjahreswerten stammt und nicht aus der Planung.
Das Jahr hat ein Muster
Die meisten Labore kennen ihre Spitzen, nutzen das Wissen aber nicht für Vereinbarungen. Dabei ist das Muster stabil genug, um mit einem Fertigungspartner vorab über Mengen zu sprechen.
| Phase | Typische Lage | Sinnvolle Maßnahme |
|---|---|---|
| Jahresanfang | Anlauf nach den Feiertagen, Terminvergabe füllt sich | Testfälle mit dem Partner fahren, Abläufe einspielen |
| Frühjahr | Gleichmäßige Auslastung | Standardarbeiten dauerhaft verlagern, Prüfroutine festigen |
| Vor der Urlaubszeit | Vorgezogene Behandlungen, hoher Termindruck | Mengen vorab ankündigen, Puffer verdoppeln |
| Urlaubszeit | Reduzierte eigene Kapazität | Grundlast extern absichern, intern nur Sonderfälle |
| Jahresende | Spitze durch auslaufende Budgets und Termine | Feste Kontingente, klare Annahmeschlusszeiten |
Ein Planungsrhythmus, der hält
- Wöchentlich, zehn Minuten: zugesagte Termine der nächsten zwei Wochen gegen verfügbare Stunden legen.
- Monatlich, eine halbe Stunde: Auftragseingang je Arbeitsart auswerten, Abweichungen zum Vormonat benennen.
- Quartalsweise: Nacharbeitsquote, Termintreue und externe Mengen mit dem Partner besprechen.
- Jährlich: Arbeitsarten neu bewerten, Preise prüfen, Kalkulation aktualisieren.
Der wöchentliche Blick ist der wichtigste. Er kostet wenig Zeit und verhindert die Situation, in der eine Auslagerung nur noch als Notlösung funktioniert.
Eskalationsstufen statt Bauchgefühl
Drei Stufen, vorher festgelegt
- Stufe 1, Auslastung im Zielbereich: nur die dauerhaft verlagerten Arbeitsarten laufen extern.
- Stufe 2, Auslastung über Zielwert: zusätzlich alle Standardarbeiten einer definierten Liste, ohne Rückfrage.
- Stufe 3, Termine gefährdet: zusätzlich Gerüstfertigung und Schienen, Annahme neuer Eilfälle wird begrenzt.
Der Vorteil vorher festgelegter Stufen: Die Entscheidung fällt nicht unter Druck, sondern folgt einer Regel, die alle im Team kennen. Welche Arbeitsarten auf die Liste gehören, ergibt sich aus der Bewertung, welche Arbeiten sich zum Auslagern eignen.
Für die Umsetzung ist entscheidend, dass der Partner die Mengen kennt. Kontingente, die angekündigt sind, werden zuverlässiger bedient als spontane Anfragen, und die Lieferzeiten lassen sich realistischer einplanen.
Häufige Fragen
Wie groß sollte der Puffer sein?
Als Ausgangswert eignen sich zehn bis fünfzehn Prozent der wöchentlich verfügbaren Stunden, in Urlaubszeiten mehr. Wichtiger als die genaue Größe ist, dass der Puffer nicht stillschweigend verplant wird, sobald es eng wird.
Lohnt sich externe Fertigung auch ohne akute Spitze?
Ja, wenn eine Arbeitsart dauerhaft Zeit bindet, die anderswo mehr Ertrag bringt. Zusätzlich hat eine eingespielte Zusammenarbeit den Vorteil, im Notfall sofort verfügbar zu sein. Wer erst bei Personalausfall beginnt, verliert die Anlaufzeit.
Was tun bei plötzlichem Personalausfall?
Wenn die Eskalationsstufen definiert sind, greift Stufe drei sofort. Ohne Vorbereitung bleibt nur die Verschiebung von Terminen. Deshalb gehört zu jeder Planung eine Liste der Arbeitsarten, die kurzfristig ohne Rücksprache vergeben werden dürfen.
Wie werden Praxiskunden über verlagerte Fertigung informiert?
Offen und sachlich, am besten bevor es nötig wird. Für Arbeiten aus internationaler Fertigung bestehen zusätzlich Hinweispflichten, zusammengefasst unter Deklaration und Dokumentation.
Nächster Schritt
Kennzahlen stehen, Stufen sind definiert. Für Stufe zwei und drei brauchen Sie einen Partner mit planbaren Lieferzeiten.