Qualitätssicherung · Zukauf
Qualitätskontrolle beim Zukauf von Zahnersatz: System statt Stichprobe
Eine Sichtprüfung am Wareneingang ist notwendig, aber sie kommt zu spät, um Qualität zu erzeugen. Entschieden wird sie vorher: bei der Auswahl, in der Spezifikation und in dem, was regelmäßig gemessen wird.
Zugekaufte Arbeiten sind rechtlich und gegenüber der Praxis Arbeiten des liefernden Labors. Diese Verantwortung lässt sich nicht mitbestellen. Sie lässt sich aber organisieren, und zwar an drei Punkten: vor der Zusammenarbeit, während des Auftrags und nach der Lieferung.
Qualität beginnt vor dem ersten Auftrag
Bevor der erste Fall vergeben wird, sollte klar sein, mit wem gearbeitet wird und worauf sich das Labor verlassen kann. Vier Fragen führen weiter als jede Hochglanzbroschüre.
- Welche Materialien werden eingesetzt und woher stammen die Nachweise? Chargenbezogene Dokumentation ist der Prüfstein, nicht die Materialliste.
- Wie ist die Fertigung organisiert? Konstruktion, Fertigung und Endkontrolle sollten benannte Verantwortliche haben.
- Was passiert bei einer Reklamation? Reaktionszeit, Ersatzanfertigung, Kostenübernahme, Ansprechpartner.
- Welche Unterlagen begleiten jede Lieferung? Für die eigene Dokumentation ist das entscheidend.
Die Kriterien für die Auswahl sind im Beitrag Fertigungspartner auswählen ausführlicher beschrieben.
Was schriftlich stehen muss
Die meisten Qualitätsprobleme entstehen nicht in der Fertigung, sondern in der Beschreibung. Eine Spezifikation je Arbeitsart, einmal erstellt und dann wiederverwendet, verhindert das Wiederkehren derselben Rückfragen.
Inhalte einer belastbaren Spezifikation
- Material mit Bezeichnung und Standard, nicht nur Werkstoffgruppe
- Gewünschter Endzustand und der Punkt, an dem die externe Leistung endet
- Passungsvorgaben, Zementspalt, Mindeststärken
- Bei Gerüsten: Verblendraum, Stützstruktur, Oberflächenzustand
- Umgang mit Abweichungen im Datensatz: Rückfrage oder eigenständige Korrektur
- Erwartete Begleitdokumente je Lieferung
Der vorletzte Punkt ist der unterschätzte. Ohne Festlegung entscheidet der Fertiger selbst, ob er bei einer unklaren Präparationsgrenze nachfragt oder interpretiert. Beides kann richtig sein, aber es sollte vereinbart sein.
Vier Kennzahlen für die laufende Bewertung
| Kennzahl | Was sie zeigt | Erhebung |
|---|---|---|
| Beanstandungsquote am Wareneingang | Fertigungsqualität und Passgenauigkeit der Spezifikation | Je Lieferung, kurz notiert |
| Beanstandungen aus der Praxis | Was die eigene Eingangsprüfung nicht erfasst | Je Fall, mit Ursachenzuordnung |
| Termintreue | Verlässlichkeit der Planung | Zugesagt gegen geliefert, je Auftrag |
| Rückfragequote | Qualität der Auftragsbeschreibung | Anzahl Rückfragen je zehn Aufträge |
Die Rückfragequote ist die einzige Kennzahl, die primär das eigene Labor bewertet. Sinkt sie nach einer überarbeiteten Spezifikation, war die Ursache intern. Bleibt sie hoch, liegt sie beim Partner.
Wenn etwas abweicht
- Abweichung dokumentieren, mit Fotos und Bezug auf die Spezifikation, nicht auf den Eindruck.
- Entscheiden, ob die Arbeit nachgearbeitet, ersetzt oder unter Vorbehalt verwendet wird.
- Den Praxiskunden informieren, sobald der Termin betroffen ist, und nicht erst danach.
- Die Meldung an den Fertiger mit Fallnummer, Datensatzstand und Prüfbefund versehen.
- Nach vier Wochen prüfen, ob die Ursache abgestellt wurde, und das Ergebnis festhalten.
Schritt fünf entscheidet, ob aus einer Reklamation Verbesserung wird. Ohne Nachverfolgung wiederholt sich derselbe Fehler, nur mit anderem Fall. Der konkrete Prüfablauf beim Eingang steht in der Wareneingangskontrolle.
Häufige Fragen
Muss jede zugekaufte Arbeit vollständig geprüft werden?
Der Prüfumfang richtet sich nach Arbeitsart und Erfahrung mit dem Partner. Sinnvoll ist ein fester Grundumfang für alle Lieferungen und eine erweiterte Prüfung bei neuen Arbeitsarten, nach Reklamationen und bei Wechseln auf Seiten des Fertigers.
Wer haftet, wenn eine zugekaufte Arbeit mangelhaft ist?
Gegenüber der Praxis das liefernde Labor. Im Verhältnis zum Fertiger gelten die vereinbarten Bedingungen. Deshalb gehören Regelungen zu Nacharbeit, Ersatz und Fristen in die Vereinbarung, bevor der erste Auftrag läuft. Rechtsverbindlich klären lässt sich das nur im Einzelfall mit fachkundiger Beratung.
Wie lange sollten Prüfergebnisse aufbewahrt werden?
Orientierung geben die Anforderungen an die Dokumentation medizinprodukterechtlich relevanter Arbeiten und die eigenen Aufbewahrungsfristen. Praktikabel ist, Prüfnotiz, Begleitdokumente und Fallnummer gemeinsam abzulegen, damit ein Fall auch nach Jahren rekonstruierbar bleibt.
Nächster Schritt
Spezifikation steht, Kennzahlen sind definiert. Fehlt der Partner, der beides mitträgt.